Indirekter Einkauf – für Ihren Unternehmenserfolg entscheidend

Vie­le Unter­neh­men mes­sen statt dem indi­rek­ten Ein­kauf dem direk­ten Ein­kauf eine grö­ße­re Bedeu­tung zu, da die­ser häu­fig mit der direk­ten Gewinn­span­ne und Kun­den­zu­frie­den­heit in Ver­bin­dung gebracht wird. Je weni­ger Unter­neh­men für die Her­stel­lung der Pro­duk­te aus­ge­ben, des­to gerin­ger sind die Kos­ten, was eine höhe­re Gewinn­span­ne aus den Ver­käu­fen mit sich zieht. Je höher dabei die Qua­li­tät der Pro­duk­te ist, des­to zufrie­de­ner wer­den die Kun­den sein.

Vie­len ist jedoch nicht bewusst, wie wich­tig der indi­rek­te Ein­kauf (Indi­rect Pro­cu­re­ment) für das Unter­neh­men sein kann. Beim indi­rek­ten Ein­kauf geht es um den Kauf von Waren oder den Bezug von Dienst­leis­tun­gen, wel­che die täg­li­chen Geschäfts­ak­ti­vi­tä­ten ermög­li­chen. Zu den indi­rek­ten Aus­ga­ben gehö­ren z.B.: Ver­pa­ckungs­ma­te­ri­al, Büro­be­darf und C‑Teile, Dienst­rei­sen, IT, Kopi­er- und Druck­ge­rä­te, Faci­li­ty Manage­ment oder der Fuhr­park etc. Das sind die Dis­zi­pli­nen, die Unter­neh­men für einen lau­fen­den Betrieb zwin­gend benö­ti­gen, jedoch oft zu wenig Auf­merk­sam­keit erhal­ten, weil die­se nur als Bei­läu­fer des Kern­ge­schäfts gese­hen werden.

Unse­ren Man­dan­ten haben in Bezug auf ihren indi­rek­ten Ein­kauf in der Regel fol­gen­des gemein­sam: Kom­ple­xi­tät, man­geln­de Trans­pa­renz und feh­len­des Fach­wis­sen im indi­rek­ten Ein­kauf. Und das kann man den Unter­neh­men nicht ver­übeln: der indi­rek­te Ein­kauf benö­tigt geschul­tes zusätz­li­ches Fach­per­so­nal, des­sen Exis­tenz auf Grund fol­gen­der genann­ter Punk­te ger­ne, zu Unrecht, unter­schätzt wird:

Komplexität im indirekten Einkauf

Beschaf­fungs­teams kon­zen­trie­ren sich in der Regel nicht auf die Redu­zie­rung ihrer indi­rek­ten Aus­ga­ben. Dies liegt oft an der Kom­ple­xi­tät des Umgangs mit einem brei­ten Spek­trum von Waren in ver­schie­de­nen Kate­go­rien. Es kann Hun­der­te von indi­rek­ten Aus­ga­ben­ka­te­go­rien und Zehn­tau­sen­de von Lie­fe­ran­ten geben, die ver­wal­tet wer­den müs­sen. Außer­dem gibt es oft eine hohe Fluk­tua­ti­on bei den indi­rek­ten Lie­fe­ran­ten und eine gro­ße Anzahl von Trans­ak­tio­nen mit gerin­gen Beträ­gen. Aus die­sem Grund glau­ben vie­le Unter­neh­mer, dass die Ver­wal­tung indi­rek­ter Aus­ga­ben zu unüber­sicht­lich oder zu kost­spie­lig ist, um sich zu lohnen.

Mangelnde Transparenz im indirekten Einkauf

Dar­über hin­aus stellt die man­geln­de Trans­pa­renz der indi­rek­ten Aus­ga­ben eine gro­ße Her­aus­for­de­rung dar. Getreu nach dem Mot­to „was man nicht sehen kann, kann man auch nicht kon­trol­lie­ren”. Ein­kaufs­teams ver­fü­gen mög­li­cher­wei­se nicht über die erfor­der­li­chen Pro­zes­se, um zu erken­nen, wie viel Geld sie für den indi­rek­ten Ein­kauf ausgeben.

Fehlendes Fachwissen im indirekten Einkauf

Die Ver­wal­tung der indi­rek­ten Aus­ga­ben erfor­dert außer­dem eine Viel­zahl von Fähig­kei­ten, die für eine umfas­sen­de Effek­ti­vi­tät erfor­der­lich sind, wie z. B. ein brei­tes Spek­trum an Fach­wis­sen in Bezug auf Kate­go­rien, Ände­rungs­ma­nage­ment, Ver­trags­ma­nage­ment, Ver­hand­lungs­füh­rung und Lie­fe­ran­ten­ma­nage­ment, Daten­ana­ly­se und tech­no­lo­gi­sches Know-how. Eini­ge Unter­neh­men ver­fü­gen ein­fach nicht über die dafür erfor­der­li­chen Fähig­kei­ten, Werk­zeu­ge oder Ressourcen.