In der aktuellen Covid-19 Pandemie und Krise, liegt das Augenmerk des IT-Managements in fast allen Organisationen auf der Stabilisierung der IT-Infrastruktur, die mit der Ausstattung für zunehmendes mobiles und virtuelles Arbeiten einhergehen muss. Dazu kommt, dass die Sicherheitsmechanismen an die neue Situation angepasst und optimiert werden müssen.
Die gesamte wirtschaftliche Situation erfordert zusätzlich und dringend rasche, nachhaltige und einfach zu realisierende Kostenoptimierungen. Nicht nur in der IT, aber eben besonders dort. Wir haben daher unsere Leistungen zur Senkung von Serverlizenzkosten in virtualisierten Umgebungen (Lizenzen und Wartung) und allgemeiner IT-Kosten neu strukturiert, um einen hohen Kostenanteil in kurzer Zeit wirksam und nachhaltig einzusparen.
Unsere IT-Beratung für Unternehmen bieten wir in einem erfolgsbasierten Modell an, sodass initial keine Liquidität aufgewendet werden muss, um die Einsparpotenziale zu identifizieren und umzusetzen. Wir konzentrieren uns dabei auf die Einsparpotenziale, die mit geringem Aufwand und zeitlich rasch zu realisieren sind. Um die Einsparungen nachhaltig etablieren zu können, müssen einige IT-Strukturen anschließend nach unserer Anleitung angepasst werden.
Über die Möglichkeiten hinaus, erschließen wir durch unsere hoch spezialisierten Analysemöglichkeiten Potenziale, die dauerhaft wirken, zusätzlich und jenseits von initial sicherlich hilfreichen Kostenverlagerungen in die Zukunft.
Softwarekosten sind komplex und stellen ein hohes Potential zur Kostenreduktion dar
Softwarekosten stehen im Ruf, eine komplizierte Materie zu sein und viele weitere IT-Kostenblöcke haben es ebenfalls geschafft sich einen Ruf zu schaffen, der sie bisher vor allzu ambitionierten Optimierungsversuchen schützt. Betrachtet man im Bereich der IT-Kosten insbesondere die Softwarekosten differenzierter, so lässt sich ein sauber abgegrenzter Bereich identifizieren, der einfach, schnell und nachhaltig und mit relativ überschaubarem Aufwand optimiert werden kann. Die Anwender sind nicht direkt betroffen und merken i. d. R. nichts von den Änderungen. Es handelt sich dabei um die im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud genutzten reinen Serverlizenzen. Dies sind meist auch noch die kostenintensivsten Lizenzen, die in Unternehmen heute eingesetzt werden. Um diese Potenziale zu entdecken und zu berechnen, ist umfassendes Fachwissen und Erfahrung notwendig und ausschließlich wir von costconsult bieten diese Leistung in Deutschland an.
Unsere Ergebnisse und Maßnahmen befinden sich dabei immer eindeutig innerhalb aller Grenzen, der vom Hersteller vorgegebenen Lizenz-Metriken und sind ohne jeden Zweifel rechtlich einwandfrei.
Wir nutzen alle Möglichkeiten, die die Softwarehersteller zur Ermittlung des Lizenzbedarfs anbieten und überprüfen dabei vor allem die Alternativen, die im täglichen Rechenzentrumsbetrieb normalerweise nicht in Betracht gezogen werden, da sie die Flexibilität einschränken. Dies lässt sich vergleichen mit einem Angebot für ein Gruppenticket in öffentlichen Verkehrsmitteln und der Möglichkeit alle die am selben Tag zum selben Ort reisen müssen, mit Einzelfahrscheinen auszustatten. Jenseits aller Bestrebungen des technisch ausgefeiltesten Serverbetriebs, finden wir durch unsere neuartigen visualisierten Analysen, oftmals Hinweise auf weitere hohe Einsparmöglichkeiten bei den klassischen Hardwarethemen.
Welche Einsparungen der IT-Kosten sind möglich?
Die potenzielle Höhe der Einsparungen hängt direkt vom Volumen der eingesetzten Software ab. Im Zuge der gerade momentan weiter zunehmenden Digitalisierung, sind mittlerweile alle Branchen von Software durchdrungen. Im Fokus unserer Analyse stehen im Wesentlichen hochpreisige Server-Lizenzen wie z. B. bei Datenbanken oder Application Servern. Nicht ungewöhnlich sind schon im Mittelstand Einsparpotenziale im signifikanten 6‑stelligen Euro Bereich. Im Konzernumfeld hingegen sind zweistellige Millionenbeträge keine Seltenheit.
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das auch auf mein Unternehmen zutrifft?
Bei etwa 70% aller Unternehmen, die wir in der Vergangenheit untersucht haben, konnten wir signifikante Einsparungen projektieren. Dabei kommen alle Unternehmen aller Branchen infrage, die Virtualisierungstechnologien im Serverumfeld einsetzen. Dies dürften heute etwa 90% aller Unternehmen in Europa sein. Ab etwa 80–100 virtuellen Servern, unabhängig von der eingesetzten Hardwaretechnologie, treten in der Regel Effekte auf, die dazu führen, dass alternative Handlungsoptionen bei der Lizenzbilanzierung greifen und genügend Gewicht bekommen. Wir haben bereits signifikante Effekte in Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern, die aber schon 80 virtuelle Server betrieben haben, analysiert und realisiert. Auch wenn bereits Serverworkload in die Cloud verlagert wurde, kann oft bei den Lizenzkosten noch sehr deutlich optimiert werden, selbst wenn dort Mietlizenzen genutzt werden. Gartner statuiert bereits in der im November 2019 veröffentlichen Research Analyse: Adress Shelfware and Reduce Software Maintenance Costs by Up to 50 % With These Often Overlooked Best Practices hohe Einsparpotenziale, die wir noch um die Potenziale aus der Lizenzeffizienz-Optimierung – also perfekt getarnte Shelfware – erweitern.
Wie funktioniert das? Was müssen wir tun?
Vorgehensweise und Angebot sind auf Schnelligkeit und Einfachheit ausgelegt. Zu Beginn benötigen wir nur ein paar technische Daten über Ihre Serverlandschaft und der darauf eingesetzten Software. Diese Daten müssen grundsätzlich im Unternehmen verfügbar sein, sonst könnten die Compliance-Anforderungen der Softwarehersteller nicht erfüllt werden und nach einem Audit der Softwarehersteller wären hohe Nachzahlungen fällig. Sollte es aber wider Erwarten zu Datenlücken oder Inkonsistenzen kommen, können wir aushelfen und Technologie bereitstellen, die diese Lücken auf die schnellstmögliche Art füllen. Im Normalfall sollte der interne Aufwand, diese Daten für uns bereitzustellen, 4–6 Stunden nicht übersteigen. Eine detaillierte Anleitung darüber, welche Daten benötigt werden, stellen wir gern zur Verfügung. Grundsätzlich muss keine Software in ihrem Unternehmen installiert werden. Wir brauchen keine detaillierten Informationen über die im Unternehmen vorhanden Lizenzen, ein grober Überblick ist ausreichend. Wir brauchen auch keinen Zugriff auf die Verträge mit den Softwareherstellern.
Die technischen Daten werden von uns analysiert und potenzielle Maßnahmen zur Kostensenkung simulieren wir toolgestützt, um zu belastbaren Vorschlägen für Einsparmöglichkeiten zu gelangen. Nach rund 2 Wochen erhalten Sie von uns als Ergebnis dieser Analyse, die maximal erreichbaren Einsparpotenziale, zusammen mit einer Abschätzung, wie viel aus diesen Potenzialen tatsächlich mit welchen Aufwänden gehoben werden kann.
Bis zu diesem Zeitpunkt sind keine externen Kosten oder irgendwelche Verpflichtungen für das Unternehmen entstanden. Wenn die detaillierten Zahlen und Maßnahmen offengelegt werden sollen, schließen wir vorab eine Vereinbarung über unser erfolgsbasiertes Honorar. Die noch unabgestimmten Maßnahmen werden anschließend mit der IT-Abteilung besprochen und an die internen Gegebenheiten angepasst. Dann kann eine abschließende Simulation der zukünftigen Softwarenutzung und der daraus resultierenden Einsparungen erfolgen, die auch die Basis unserer Honorarkalkulation bilden.
Falls notwendig oder gewünscht kann das gesamte Projekt über Onlinemeetings und /oder Telefonkonferenzen erfolgen, sodass Reisen vermieden und „Social Distancing“ eingehalten werden können.
Wie schnell wirken die Maßnahmen?
Die von uns projektierten initialen Maßnahmen sind in der Regel risikofrei und mit geringem Aufwand unmittelbar umsetzbar und verringern den Lizenzbedarf, ohne die Leistungen für die Anwender einzuschränken.
Bei geringerem Lizenzbedarf sinken auch Ihre IT-Kosten (Wartungskosten für die Software). Die jetzt überzähligen Lizenzen können unmittelbar veräußert werden – der Handel mit Gebrauchtlizenzen ist mittlerweile gut standardisiert und durch genügend Urteile rechtlich abgesichert. Durch das Abstoßen der überzähligen Lizenzen werden nicht nur langfristig IT-Kosten gesenkt, sondern es wird dem Unternehmen kurzfristig Liquidität zugeführt.
Gartner beschreibt die Möglichkeiten Lizenzen auf dem Gebrauchtmarkt zu veräußern zusammen mit einer Liste der Marktteilnehmer in dem bereits erwähnten Research Bericht: Adress Shelfware and Reduce Software Maintenance Costs by Up to 50% With These Often Overlooked Best Practices vom 29.11.2019.
Wartungs- oder Rahmenverträge wie z.B. das Microsoft Enterprise Agreement (EA) oder auch der neue Microsoft Kundenvertrag können i .d. R. einmal jährlich angepasst werden. Liegen Einsparpotenziale bei verschiedenen Herstellern vor, so ist die statistische Wahrscheinlichkeit bereits hoch, dass die ersten Wartungsverträge bereits innerhalb der ersten 3–4 Monate nach Projektbeginn wirksam in Ihren IT-Kosten gesenkt werden können. Weitere Verträge mit anderen Herstellern werden in den Monaten danach fällig, sodass eine Anpassung an den neuen Betriebszustand möglich wird. Meistens sind nach 8–10 Monaten alle Wartungsverträge angepasst und auf dem niedrigsten möglichen Kostenlevel.
Von diesen Anpassungen kann Ihr Unternehmen nun Jahr für Jahr profitieren, wenn einige zentrale Regeln der Betriebsführung im Rechenzentrum so verändert werden, dass die Maßnahmen nachhaltig wirken können.
Sprechen Sie uns gern dazu an oder senden uns eine Mail.
Ihre Ansprechpartnerin:
Celina Martinez
‑Management Assistentin-
040–325071‑0
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