Reisekostenoptimierung
Unter Reisekosten fallen alle Kosten, die im Zusammenhang einer Dienstreise entstehen. Hierzu zählen zum Beispiel die Fahrtkosten (Auto, Bahn, Flugzeug), die Übernachtung, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten. Gute Geschäftsbeziehungen mit Kunden oder Lieferanten sind für Unternehmen wichtig – für wirtschaftlichen Erfolg und nachhaltiges Wachstum. Das erklärt die hohen Summen, die Unternehmen in Geschäftsreisen investieren. Vermeiden Sie hohe Reisekosten mit unserer Reisekostenoptimierung!
Ohne den persönlichen Kontakt lassen sich Geschäftsbeziehungen eben nur eingeschränkt pflegen. Für Unternehmen in denen viel gereist wird, ist es daher unerlässlich einen effizienten und reibungslosen Reisekostenprozess zu etablieren, um langfristig unnötige Reisekosten zu vermeiden. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin für Ihre Reisekostenoptimierung!
Warum benötigen Unternehmen eine Reisekostenoptimierung?
Steigende Mobilitätsanforderungen
Die Mobilität verändert sich rasant. Auch für Unternehmen steigt deren Bedeutung. Dies betrifft sowohl das Fuhrparkmanagement wie auch das Travel Management. Stichworte sind hier die Digitalisierung des Travel Managements wie auch neue Mobilitätskonzepte.
Steigende Anforderungen an Kostentransparenz und gleichzeitig aufwandsarme Reiseprozesse
Wie berechnen Sie die Kosten von Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen? Häufig verlässt man sich auf die Rechnung des Reisebüros für Flüge, Hotelübernachtungen und Mietwagen. In vielen Fällen bleiben so jedoch 40 % oder mehr der tatsächlichen Reisekosten unberücksichtigt. Auswertungen zeigen, dass die Gesamtkosten für Geschäftsreisen bis zu 64 % über den vom Reisebüro ausgewiesenen Reisekosten liegen können. Aber wie lassen sich auch die versteckten Reisekosten erfassen, steuern und vor allem optimieren?
Die tatsächlichen Reisekosten für Geschäftsreisen können bis zu 12 % des Unternehmensumsatzes ausmachen. Sie zu verstehen und zu erfassen, ist daher für jeden CFO unverzichtbar.
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In unserem gratis Whitepaper erhalten Sie erste grundlegende Tipps, wie Sie hier Ihre Reisekosten als auch Verwaltungsvorgänge positiv beeinflussen können.
Es ist nicht selten das durch eine Geschäftsreise die Leistungen gleich mehrerer Dienstleister in Anspruch genommen werden. Hinter diesen Einzelleistungen wiederum stehen jeweils eigenständige Märkte, deren Preise sich aufgrund diverser Parameter (z.B. Angebot- und Nachfrage bzw. Auslastung, Flughafen- und Servicegebühren, Energiepreise etc.) z.T. sehr kurzfristig verändern.
Im Geschäftsreisebereich sprechen wir im Wesentlichen über folgende Hauptmärkte
- Flugreisen
- Hotelübernachtungen
- Mietwagen/Rent-a-Car
- Bahnreisen
- Kreditkartenemittenten
Somit haben wir auf der einen Seite mit (externen) marktseitigen Preisschwankungen zu tun und auf der anderen Seite entsteht pro Geschäftsreise häufig eine Flut an Belegen, die im Innenverhältnis fiskalisch sauber erfasst- und u.U. auch gegenüber den Mitarbeitenden reguliert werden müssen.
Spesenabrechnungen können sehr schnell sehr unübersichtlich werden – auch für Geschäftsreisende. Angefangen beim Sammeln der Reisebelege bis hin zu einer fehlerfreien Reisekostenabrechnung. Die Gefahren lauern im Detail.
Die meisten Einkaufsabteilungen sind jedoch durch die zentralen Beschaffungsgüter bereits so stark ausgelastet, dass nicht die Zeit für eine umfassende Reisekostenoptimierung bleibt. In einigen Unternehmen unterliegt dieser Bereich gar nicht dem Einkauf, sondern wird durch andere Stellen im Haus (z.B. Assistenten, Sekretariate) mitbetreut.
Somit werden im Gesamtthemenkomplex Reisekosten oft nur die „Hauptkostentreiber“ betrachtet und versucht – unter fehlender Berücksichtigung des teils enormen persönlichen Aufwands, respektive Prozesskosten – über verschiedene Internetplattformen den „billigsten“ Flug bzw. ‑Hotel, bzw. ‑Mietwagen zu buchen.
Oder die Reiseplanung erfolgt in Zusammenarbeit mit einem externen Reisebüro. Doch auch dieses möchte zu Recht Geld verdienen. Doch wissen Sie wie deren Konditionen im Innenverhältnis zu den Anbietern der Reisebranche sind und ob- und in welcher Höhe, deren Vorteilskonditionen an Sie weitergegeben werden?
Um diese marktseitig- versteckten Optimierungspotentiale urbar zu machen muss man jedoch sowohl mit den Mechanismen der einzelnen Märkte vertraut sein, genauso wie mit der jeweils aktuellen Marktstrategie der betreffenden Anbieter.
Zur Optimierung des internen Reiseprozesses muss man die internen Anforderungen herausarbeiten und den dazu passenden Tool-Anbieter identifizieren, der mit Blick auf die jeweilige Betriebsgröße, das Reiseverhalten und die vorhandenen strukturellen Voraussetzungen passt.
Als neutrales- und spezialisiertes Beratungsunternehmen können wir Sie in allen Fragen der Reisekostenoptimierung unterstützen.
Wir finden interessante Potentiale, wo Sie keine vermuten
Nutzen Sie unseren unabhängigen Blick von außen
Ausgeprägtes Know-how aus der Praxis für die Praxis
Keine Reduzierung von Qualität und Leistung
Travel Management geht mit hoher Anspruchshaltung der Reisenden einher. Umso wichtiger ist es deren Bedürfnisse und Anforderungen zu berücksichtigen. Hierbei geht es nicht hauptsächlich darum, möglichst günstig zu reisen, sondern auch darum, die Reise möglichst aufwandsarm zu planen, ‑zu buchen und am Ende ‑abzurechnen.
Folglich liegt unser Fokus bei der Reisekostenoptimierung sowohl auf dem gesamten Reiseprozess, als auch auf den Konditionen der einzelnen Reisedienstleister.
Die größten Hebel in der Reisekostenoptimierung liegen dabei jedoch im Reiseprozess. Angefangen von der Reiseplanung über die Reisebuchung, die Reisedurchführung inklusive deren Reisenebenkosten (z.B. Taxi, Verpflegung/Geschäftsessen, externe WLAN-Kosten usw.) bis hin zur Zahlungsabwicklung.
Wie wir Ihnen bei der Reisekostenoptimierung helfen
Als neutrales und spezialisiertes Beratungsunternehmen unterstützen wir unsere Mandanten bei der Entwicklung und Umsetzung von modernen Geschäftsreise-Prozessen, die ein ganzheitliches Travel Management System abbilden und weitgehend digitalisiert ablaufen. Solche End-to-End Prozesse reduzieren nicht nur die Reiseprozesskosten deutlich, sondern auch den Unmut aller Beteiligten bei häufig noch manuell geprägten, formulargestützten Reiseprozessabläufen.
Eine zeitgemäße und solide Reiserichtlinie/Travel Policy sollte dabei die Grundlage aller Entscheidungen sein. Moderne Reisetools und eine zielführende Mischung geeigneter Reisedienstleister sind zudem die Grundlage für einen optimalen Reiseprozess.
Die direkten Reisekosten wie Flüge, Hotelübernachtungen und Mietwagen werden im Rahmen der Reisekostenoptimierung auf die jeweiligen Anforderungen mittels vorhandener Benchmarks optimal verhandelt.
Die Expertise unserer neutralen Travel Management Berater umfasst dabei folgende Aspekte:
Auf rein merkantiler Ebene:
Im Überblick :
Systematische IST-Analyse aller bestehenden Kostentreiber bei Geschäftsreisen
- Benchmarking der wichtigsten Parameter mit den besten Lösungen im Markt
- Entwicklung praxisorientierter Reisekonzepte zur Optimierung der Konditionen bei Airlines, Hotels, Autovermietern, Bahn, Reisebüros, Firmenkreditkarten, Online-Buchungssystemen, Dienstleistern für Visa-Abwicklung und Entsendungen, Software für die Reiseabrechnung und aussagefähiges Reporting für Einkauf sowie Controlling.
- Weltweite Optimierung der Reiseeinkaufskonditionen über Ländergrenzen hinweg (Global Sourcing)
- Umsetzung der Optimierungskonzepte beim Mandanten
- Projektleitung stets durch einen langjährig erfahrenen Travel Management Berater
Im Detail:
Eingehende Analyse der IST-Situation
Systematische Identifikation von Stärken- und Schwächen im Geschäftsreise-Management: Bestehende Reiserichtlinien, Reiseeinkauf bei Fluggesellschaften, Bahn, Hotels, Rent-a-Car, Servicequalität und Kosten externer Dienstleister, Online-Buchungssysteme, Zahlungsprozesse, Reiseabrechnung, Kostentransparenz, Reporting, Controlling.
► Kostenreduktion
Konzepte zur Reduktion der Flugkosten und der Kosten für Bahntickets, Hotels, Mietwagen, Reisebüro-Servicegebühren, Online-Buchungsgebühren, Dienstleister für Visa-Abwicklung und Entsendungen.
► Reiseeinkaufs-Pools
Einrichtung von Reiseeinkaufs-Pools für Mandanten mit ähnlicher Reisestruktur zum gebündelten Reiseeinkauf für bessere Konditionen durch höhere Einkaufsvolumina.
► Global Sourcing
Bündelung der weltweiten Einkaufsvolumen großer Unternehmen – über Ländergrenzen hinweg – zur Erzielung multinationaler Konditionen.
► Zahlungssysteme
Nutzung der Vorteile von Corporate Cards, Company Cards, Meeting Cards und virtuellen Kreditkarten, bei gleichzeitiger Vermeidung deren Nachteile.
► Fachgerechte Reise-Ausschreibungen
Bei Airlines und Airline-Allianzen, Hotels und Hotelketten, Mietwagen, Business Travel Reisebüros, Corporate Card Programme, Online Booking Systeme, Software zur Reiseabrechnung.
Bei multinationalen Unternehmen können Ausschreibungen auch global durchgeführt werden, so dass alle ausländischen Unternehmensteile eingebunden werden und die erzielbaren Reisekonditionen insgesamt vorteilhafter sind.
► Mehr Transparenz durch optimiertes Reise-Reporting
Für Reiseeinkauf, Kosten-Controlling und Umsetzung der Reiserichtlinien
► Reisesicherheits-Konzepte
Konzept zur Identifikation möglicher Risiken für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen und Strategie zur Sicherstellung einer definierten Reisesicherheit. Erstellung einer Reisesicherheitsrichtlinie, Ausschreibung von geeigneten Dienstleistern und Tools. Unterstützung bei der Implementierung sowie Beratung bei der Integration in Reisebüro-Service und Tool-Lösungen.
► Prämienmeilen
Mehr Freiflüge/Upgrades, schnelleres Erreichen des Vielflieger-Status. Nutzung durch die Mitarbeitenden oder das Unternehmen.
► Reise-Prozessoptimierung
Digitalisierung, Buchungswege online/offline, Zahlung, Reiseabrechnung, Schnittstellen, Einbindung von sinnvollen Kreditkarten-Systemen, Datentransfer zwischen einzelnen Prozessschritten, Entsendung von Mitarbeitenden in Europa und weltweit. Reisesicherheit.
► Benchmarking
Aus den vielfältigen Reisekostenoptimierungen sind valide Benchmarking-Daten verfügbar, die zum Vergleich der wichtigsten Kostenparameter eines Mandanten mit besten Lösungen im Markt genutzt werden können. Alle Reisebenchmarks sind auf eine Gruppe von Unternehmen bezogen, die hinsichtlich der Unternehmensgröße und Reisestruktur vergleichbar sind. Die Daten einzelner Unternehmen bleiben stets streng vertraulich
Reisebenchmarks sind z.B. verfügbar für
- Bezahlte Flugpreise: Wieviel bezahlt der Mandant für das Flugticket in den jeweiligen Flugklassen und was zahlt eine vergleichbare Firmengruppe.
- Airline-Verträge: Sind die vom Mandanten vereinbarten Corporate Rates und Vertragskonditionen marktgerecht.
- Business Travel Reisebüros: Wie hoch sind die Servicegebühren und was zahlen andere Firmen für den gleichen Service.
- Online-Buchungen: Welche Reisebuchungssysteme werden genutzt und stimmen Preis und Leistung.
- Reiserichtlinien: Sind die bestehenden Regeln zeitgemäß und wie sind die marktüblichen Standards.
► Umsetzung der optimierten Reisekonzepte
Unsere neutralen Reisekostenberater erstellen nicht nur Reiseanalysen und tragfähige Reisekonzepte, sondern unterstützen unsere Mandaten auch bei der Umsetzung der optimierten Reisekonzepte im Unternehmen, sowohl national als auch international. Dafür ist das umfassende Know How und die langjährige Führungserfahrung unserer ausgewiesenen Travel Management Berater sowohl bei namhaften Reisedienstleistern als auch im Geschäftsreise-Management bei großen Unternehmen von besonderer Bedeutung.
► Training, Workshops, Coaching
Auf Wunsch werden Trainingsprogramme oder Workshops für Mitarbeitende des Mandanten durchgeführt, ebenso wie individuelle Coachings für verantwortliche Funktionsträger im Travel Management.
Die mit den Geschäftsreisen einhergehenden administrativen Prozesse rücken bei vielen Unternehmen immer mehr in den Fokus, da durch den großen manuellen Aufwand qualifizierte Manpower gebunden wird- und dadurch unnötig hohe Reiseprozesskosten entstehen.
Hiervon betroffen sind verschiedene Abteilungen im Unternehmen, die in die Prozesse eingebunden sind wie Einkauf, Personal, Rechnungswesen und Controlling. Darüber hinaus sind auch die Buchungsstellen im Unternehmen wie Assistent:innen oder Sekretariate ebenso betroffen, wie die Reisenden selbst. Zusätzlich müssen auch externe Dienstleister in diese Prozesse integriert werden. Meist sind dies Reisebüros, Fluggesellschaften, Autovermieter, Hotels und Kreditkartenunternehmen.
Hierbei werden folgende Aspekte betrachtet:
Analyse der IST-Prozesse
Systematische Identifikation von Stärken und Schwächen bei:
- Reiserichtlinien
- Reiseplanung
- Reiseantrag und Genehmigung
- Buchung von Flügen, Bahn, Hotels, Mietwagen (offline/online)
- Einbindung externer Dienstleister
- Nutzung von Kreditkarten (zentrale/individuelle Abrechnung)
- Zahlung von Reiserechnungen und ggf. Reisevorschüssen
- Erstellung und Prüfung der Reiseabrechnung
- Belegerfassung
- Genehmigung der Reiseabrechnung
- Auszahlung des Saldos an den Mitarbeitenden bzw. Einbehalt
- Kostentransparenz, Reporting und Controlling
- Benchmarking
- Wo steht der Reiseprozess des Mandanten im Vergleich zu den besten Lösungen in anderen Unternehmen mit ähnlicher Reisestruktur und wie hoch sind die Prozesskosten pro Reise?
Konzepte zur Prozessoptimierung bei Geschäftsreisen im Überblick:
► Gestaltung eines durchgängigen digitalen Prozesses – vom Reiseantrag bis zur Reiseabrechnung
► Schnittstelle zur Betriebsbuchhaltung mit automatisiertem Datentransfer
► Eliminierung des manuellen Reiseprozessaufwands
► Mengenreduktion der Papierrechnungen
► Nutzung von innovativen Kreditkartensystemen
► Prozessintegration der bevorzugten Buchungswege online/offline
► Digitale Reiseabrechnung und Genehmigung
► Belegerfassung automatisiert
► Entsendung von Mitarbeitenden ins Ausland und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
► Erhöhte Kostentransparenz durch optimiertes Reisereporting
Die Projektleitung erfolgt in unseren Untersuchungen immer durch einen langjährig erfahrenen Travel Management Berater.
Von der Analyse, zum Konzept, bis zur Umsetzung an Ihrer Seite
Optimierungslösungen zu erarbeiten ist ein Stück des Weges; sie auch so zu verankern, dass der Mandant den Erfolg der Untersuchung letztlich auch einfährt, ist dann wiederum der Ziellauf.
Unsere neutralen Reisekostenberater erstellen nicht nur Reiseanalysen und tragfähige Reisekonzepte, sondern unterstützen auch bei der Umsetzung der optimierten Reisekonzepte im Unternehmen, sowohl national als auch international.
Der Schlüssel zum Erfolg lautet dabei den gesamten Reiseprozess mit allen Beteiligten (intern wie extern) so verzahnt aufzusetzen, dass ein möglichst effektiver Wandel vom Ist- zum Zielzustand sichergestellt ist.
Wir helfen Ihnen Know-how aufzubauen bzw. zu vertiefen, um die Komplexität sowie die Determinanten der Reisebranche zu erfassen und zu verstehen. In der Rolle des fachkundigen Sparringspartners erörtern wir die relevanten Themenstellungen mit den handelnden Personen, hinterfragen kritisch Lösungen und Reisekonzepte, reflektieren diese auf Augenhöhe und schaffen so Raum für neue Ideen und Lösungen.
Vorgehensweise und Mehrwerte unserer neutralen Reisekostenoptimierung
Durch eine umfassende Reisekostenanalyse, den Einsatz der erforderlichen Beschaffungsinstrumente und der Auswahl der richtigen Partner lassen sich Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich realisieren.
Im Folgenden ist die Vorgehensweise unserer neutralen Reisekostenoptimierung im kurz gefassten Überblick dargestellt:
Nach Mandatserteilung wird der gesamte Reise-Prozess aufgenommen und geprüft, von der Reiseplanung über die Reisebuchung, die Bezahlung, die Durchführung der Reise, die Abrechnung bis hin zum Reporting und sodann zeigen unsere Reisekostenberater anhand eigens entwickelter Reisebenchmarks vorhandene Einsparungs- und Verbesserungspotenziale auf.
Welche Bereiche hierbei im Detail durch unsere Reisekostenberater betrachtet werden entnehmen Sie bitte der weiter oben angeführten Aufstellung.
Gemeinsam erarbeiten unsere Travel Management Berater mit Ihnen unter Einbindung aktueller Lösungen (z.B. Online Booking Engine; End-to-End-Lösungen; Reisekostenabrechnungssysteme) und der vorhandenen IT-Landschaft ein passendes fachliches- und technisches Zielkonzept. Die Details des zu untersuchenden/-optimierenden Geschäftsreiseprozesses entnehmen Sie bitte der zuvor angeführten Aufstellung.
Bei der Auswahl des geeigneten Travel Management-Partners, wie z. B. Reisebüros, Online Booking Engines, das Reisekostenabrechnungstools, End-to-End-Systeme oder Bezahllösungen, profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung und Fachkunde unserer neutralen Reisekosten Berater. Auf Basis eines gemeinsam aufgestellten Anforderungskatalogs und mit Hilfe eines qualifizierten Ausschreibungs- und Bewertungsverfahrens sondieren unsere Travel Management Berater den Markt und ermitteln den geeigneten Reisedienstleister und/oder das passende Travel Management System.
Mittels Benchmarking können unsere Travel Management Berater den Zielkorridor (quantitative und qualitativ) im Vorfeld beziffern und so zielgerichtet agieren. Dabei greifen sie auf die Ergebnisse vorheriger Analysen und/oder Branchenwerte zu, die anonymisiert in der Benchmark-Datenbank hinterlegt wurden.
Gleichzeitig prüfen unsere neutralen Reisekostenberater auch immer routinemäßig ob es ggf. für die Zielsetzungen des jeweiligen Mandanten probat sein könnte, ihn ggf. in einen Reiseeinkaufspool aufzunehmen oder ggf. auch ein Global-Sourcing vorzunehmen.
Eine professionelle Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung sind dabei von entscheidender Bedeutung. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die durch unsere neutralen Travel Management Berater durchgeführten Ausschreibungen immer mit einer Verbesserung von Preis- und/oder Leistungen einhergehen.
Unsere neutralen Reisekostenoptimierer unterstützen unsere Mandaten auch bei der Umsetzung der optimierten Reisekonzepte im gesamten Unternehmen. Dafür ist die umfassende Expertise und die langjährige Führungserfahrung unserer ausgewiesenen Reisekosten-Berater sowohl bei namhaften Reisedienstleistern als auch im Geschäftsreise-Management bei großen Unternehmen von besonderer Bedeutung.
Reisekostenoptimierung mit costconsult: Ihre Vorteile auf einen Blick
mehr als 20 jährige fachliche Expertise im Bereich Reisekostenoptimierung und langjährige Führungserfahrung unserer ausgewiesenen Travel Management Berater sowohl bei namhaften Reisedienstleistern als auch im Geschäftsreise-Management bei großen Unternehmen.
Managen heißt machen. Unser Ziel ist es Sie besser zu machen. Daher partizipieren Sie an dem hohen Spezialisierungsgrad und der Neutralität unserer unabhängigen Reisekostenberater.
Wir sind in allen Fragen der Reisekostenoptimierung Ihr neutraler Travel Management-Berater. Wir machen Zustand und Kosten der Einzelbausteine als auch der damit einhergehenden Reiseprozesse transparent, verbessern Ihre Entscheidungsgrundlage mit präzisen Daten/Werten, implementieren Abwicklungs- und Steuerungssysteme und optimieren so Cashflow und Ressourceneinsatz. Wir finden die richtigen Reisedienstleister und Tools und verzahnen so die technische und kaufmännische Sicht für mehr ROI und Performance.
Erfolgsabhängige Vergütung: Sie tragen kein Risiko, da Bezahlung nur bei Erfolg geschieht. Gelingt es uns also nicht, Ihre Reisekosten zu optimieren, dann müssen Sie uns auch keine Vergütung zahlen.
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