Facility Management Beratung
Facility Management bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden sowie deren technische Anlagen und Einrichtungen. Facility Management umfasst die professionelle Abwicklung von Sekundärprozessen, also Prozesse, die nicht in das Kerngeschäft einer Organisation fallen, sondern dieses unterstützen.
In nahezu jeder Organisation ist ein enormes Potential zur Verbesserung der operativen FM-Leistungen vorhanden. Unsere Facility Management Beratung erschließt dieses Potential und gleichzeitig ist es unser Ziel, verschwenderische Prozesse und Ineffizienzen bei der Verwaltung, der Instandhaltung und der Erneuerung von Dienstleistungen zu reduzieren um für Sie Kosten einzusparen und einen Mehrwert zu schaffen.
Wir bieten als neutrales Beratungsunternehmen innerhalb des infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagments eine vollumfängliche gewerkeübergreifende Facility Management Beratung mit dem Ziel, einen nachhaltigen, wirtschaftlichen, ökonomischen und regelkonformen Gebäudebetrieb sicherzustellen.
Unser Fokus in der Facility Management Beratung
Es liegt in der Natur der Dinge, dass uns der Betrieb von Gebäuden am Herzen liegt. Nicht nur, dass die Betriebskosten die ursprünglichen Bauinvestitionen weit übersteigen, vielmehr weil Immobilien entscheidend sind für das Kerngeschäft von Unternehmen, das Wirken von Menschen und nicht zuletzt für unsere Umwelt und Gesellschaft.
Als neutrales Beratungsunternehmen mit dem Schwerpunkt Indirect Procurement liegt unser Fokus in der Facility Management Beratung dementsprechend auf der optimalen Beschaffung- und Organisation der Leistungen im Gebäudemanagement.
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Ablauf unserer Facility Management Beratung
Facility Management umfasst die professionelle Abwicklung von Sekundärprozessen, also Prozesse, die nicht in das Kerngeschäft einer Organisation fallen, sondern dieses unterstützen.
Ziele des Facilitymanagements sind also zum Einen …
Gebäude und Anlagen auf die dort arbeitenden Menschen und die betrieblichen Bedürfnisse einzustellen, um eine höchstmögliche Wertschöpfung aus dem Zusammenwirken sämtlicher Ressourcen eines Unternehmens zu erreichen.
… und darüber hinaus durch koordinierte Abwicklung von FM-Prozessen
- der rechtssichere Betrieb von Anlagen und Gebäuden
- die FM-Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft zu senken
- Fixkosten zu flexibilisieren
- die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern sowie
- den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten oder gar zu steigern.
Facility Management (oder FM) ist somit für das optimale Funktionieren eines jeden Unternehmens unerlässlich.
Innerhalb des Gebäudemanagements unterstützen wir unsere Mandanten in folgenden Optimierungslösungen:
- Wartungsverträge für die technische Gebäudeausrüstung
- Prüfkosten Gebäudetechnik (z.B. Aufzugstechnik, Brandmeldetechnik, Schließtechnik, BGV A3 Prüfungen, usw.)
- Instandsetzungskosten
- Reinigungskonzepte innen- wie außen (Ergebnis- und Leistungsorientiert)
- Unterhalts‑, Glas- und Sonderreinigung
- Maschinenreinigung
- Materialkosten der Gebäudereinigung
- Sicherheitsdienste
- Sicherheitskonzepte
- Hausmeisterdienste, Postdienste, Gärtnerdienste/Grünpflege, Winterdienste
- Catering
- Wäschereidienste
Der Energieverbrauch und damit verbundene Treibhausemissionen sind zu einem zentralen Faktor in der Betrachtung und Bewertung von Gebäuden geworden. Neben Energiekosten und gesetzlichen Vorgaben verlangen auch Investor:innen, Eigentümer:innen und Mieter:innen immer stärker nach klimaschonenderen Lösungen für das Management von Energieversorgung und ‑erzeugung.
Modernes Facility Management verbindet Technik‑, Energie- und Servicekompetenz zu einem gesamtheitlichen Portfolio, mit dem Unternehmen beim Übergang zur Klimaneutralität begleitet werden. Von der ressourcenschonenden Energieerzeugung über die Technik zum Planen, Bauen und Betreiben gebäude- und energietechnischer Systeme bis zur Energiebeschaffung und der Optimierung des Verbrauchs. Alle Faktoren sorgen für eine nachhaltigere Energiezukunft.
Die Energieeffizienz und Nachhaltigkeit von Gebäuden hängt nicht alleine von der baulichen Ausführung ab. Ein ganz maßgeblicher Faktor ist die Ressourcenschonung im täglichen Betrieb. Dabei können die Facility Management-Dienstleister ihre Kompetenz für mehr Nachhaltigkeit optimal einbringen.
Die effiziente Bewirtschaftung von Gebäuden liegt von jeher in der Natur des Facility Managements. Je geringer Verbräuche und Abfallmengen, desto größer der Mehrwert für den Mandanten. Im modernen Facility Management spielt zudem das Energiemanagement eine große Rolle. Das Know-how beim nachhaltigen Betrieb von Immobilien und Liegenschaften und die Erfahrung aus der Begleitung zahlreicher Zertifizierungsprozesse sowie den damit verbundenen Dokumentationen können die Dienstleister in die Beratung ihrer Kunde:innen einbringen. Gerade beim GEFMA-Zertifikat 160, das nicht die Gebäudehülle, sondern die nachhaltige Bewirtschaftung einer gewerblichen Immobilie bewertet, zahlt sich diese Unterstützung im Zertifizierungsprozess aus.
Wir finden interessante Potentiale, wo Sie keine vermuten
Nutzen Sie unseren unabhängigen Blick von außen
Ausgeprägtes Know-how aus der Praxis für die Praxis
Keine Reduzierung von Qualität und Leistung
Wir wissen um immobilienspezifische Erfordernisse und kennen Best Practice, die Dos und die Dont’s im Facility Management.
Unsere individuelle Facility Management Beratung kombiniert dabei Fachexpertise aus der Praxis mit Methoden der Unternehmensberatung. Dazu setzen wir unter anderem auf eigene Branchenexperten aus unserem langjährig erprobten Netzwerk. Wir entwickeln Strategien und Konzepte – und lassen uns gerne an der operativen Umsetzung und am tatsächlichen Ergebnis unserer Arbeit messen.
Unseren Mandanten verhelfen wir zu schlanken und effizienten Facility Management Prozessen sowie einer gerichtsfesten Immobilien- und Betreiberorganisation. Außerdem profitieren sie von optimierten FM-Betriebskosten. Für Organisation, Prozesse und IT erarbeiten wir ein stimmiges FM-Gesamtkonzept.
Schon bei der Planung des Gebäudes sollten die zukünftig entstehenden Kosten für u. a. Heizung, Müllkosten und den andere Bewirtschaftungskosten eine wirtschaftlich und ökologisch nachhaltige als auch kosteneinsparende Lösung entwickelt werden. Auch durch nachträgliche Veränderung oder vorgenommene Verbesserungen an der Immobilie sind Ertragssteigerungen und CO2-Reduktionen möglich.
Die Grundlagen eines nachhaltigen Gebäudemanagements ergeben sich immer aus der gemeinsamen Betrachtung ökologischer, ökonomischer und sozialer Ziele.
Meistens wird erst bei der Nutzung des Gebäudes über die Kosten nachgedacht und durch den Eigentümer bzw. die beauftragte Liegenschaftsverwaltung nach Lösungen für die Kosteneinsparung gesucht. Deshalb sprechen viele von Gebäudemanagement als Kernbereich des Facility Managements. Das Facility Management nur auf das Gebäudemanagement zu beschränken ist aber falsch, da das Gebäudemanagement nur ein Teil des Facility Management ist und im Wesentlichen nur in der Nutzungsphase des Gebäudes Anwendung findet.
Facility Management umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie von der Planung bis zum Abriss eines Gebäudes. Dabei wird als Ziel die optimale Unterstützung der Wertschöpfung im Kerngeschäft, als auch die Ertragssteigerung und langfristige Werterhaltung einer Immobilie angestrebt. Das Gebäudemanagement ist dabei ein Bestandteil des Facility Management und findet Anwendung in der Nutzungsphase einer Immobilie.
FM-Betriebskosten
In über 20 Jahren haben wir eine Vielzahl von Facilitymanagement-Untersuchungen abgewickelt und verfügen über fundierte Benchmarks. Anhand derer können unsere Facility Management Berater die Betriebskosten Ihrer Immobilie(n) realistisch vorauskalkulieren und so bereits verlässliche Plankosten ermitteln bzw. im Bestand frühzeitig Optimierungspotentiale identifizieren.
Unser Ziel ist es die Qualitäten zu verbessern, Nebenkosten zu senken und daraus geeignete Maßnahmen abzuleiten. Von einer einfachen, benchmark-orientierten Betriebskosteneinschätzung bis zur feingliederigen Analyse der Betriebskosten – wir unterstützen Sie in allen Fragen rund um die Nutzungskosten Ihrer Immobilien und Liegenschaften.
- Betriebskosten-Quick-Check
- Betriebskostenanalyse im Bestand
- Kostenprognosen im Planungsstadium
Wir optimieren die Prozesse beim Einkauf und bei der Steuerung von externen FM-Dienstleistungen.
Was wir Ihnen bieten
Die Beschaffung von externen Dienstleistern gehört zu den größten Herausforderungen und dem größten Kostenfaktor im Gebäudemanagement.
Hier kümmern wir uns als neutrale und branchenkundiges Beratungsunternehmen darum, Lösungen zu finden, die…
a) das Kerngeschäft unserer Kunden unterstützen und nachhaltig entlasten,
b) qualitative und rechtliche Aspekte berücksichtigen
c) die verborgenen Kostentreiber aufdecken- und beseitigen.
Wir legen allerdings in den FM-Einkaufsprozessen besonderen Wert auf eine ausgewogene Betrachtung des Kosten-Qualitäts-Verhältnisses und auf den cultural fit zwischen unserem Mandanten und dem auszuwählenden FM-Dienstleister bzw. dessen vorgesehenen Mitarbeitern. Um dies sicherzustellen, nehmen wir in der Start-Up-Phase eine Moderatorenrolle wahr, damit Auftraggeber und Dienstleister lernen, das gleiche Vertragsverständnis zu erhalten.
Unsere Serviceleistung:
- Begleitung und Durchführung von Vergabeverfahren (auch nach VgV, VOL/A, VOB, UvgO.)
- Vorbereitung der Ausschreibungs-/Vergabeunterlagen
- Fachliche Vorbereitung von FM-Verträgen (keine Rechtsberatung)
- Aufnahme von relevanten/kundenspezifischen Daten
- Begleitung und Durchführung der Vergabe
- Angebotsauswertung
- Angebotsverhandlung
- Bieterauswahl
- Begleitung durch die Implementierung
Wir sorgen für die Auswahl des besten Facilitymanagement-Anbieters, auf Basis eines detaillierten Kriterienkatalogs.
Was wir Ihnen bieten
In der Optimierung von FM-Dienstleisterverträgen und ggf. der (Neu-) Ausschreibung von FM-Dienstleistungen liegt häufig erhebliches Kosteneinsparpotential. Gleichzeitig kann die Qualität der eingekauften Dienstleistungen häufig deutlich verbessert werden. Insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern gilt es dabei häufig ein komplexes Vergaberecht zu beachten.
Wir unterscheiden deshalb Facility Management Beratungsmandate …
Für öffentliche Auftraggeber
- BASIC-Scan mit Bedarfsanalyse
- Neukonzeption der Dienstleistung
- Vorbereitung der Vergabeunterlagen
- Begleitung und Durchführung des öffentlichen Vergabeverfahrens
nach VgV, VOL/A, VOB - Angebotsauswertung
- Begleitung der Implementierung der neuen Dienstleistung
- Qualitätsmanagement
Für private Auftraggeber
- BASIC-Scan mit Bedarfsanalyse
- Neukonzeption der Dienstleistung sowie Erstellung der Leistungsbeschreibung
- Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen.
- Begleitung und Durchführung des Ausschreibungsverfahrens
- Angebotsauswertung
- Begleitung von Angebotsverhandlungen
- Begleitung der Implementierung der neuen Dienstleistung
- Qualitätsmanagement
Wir unterstützen Sie in Ihrer Funktion als Gebäudenutzer:in oder ‑eigentümer:in, bei der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung und helfen Ihnen bei aufkommenden oder schwelenden Konflikten mit Ihrem Facility Management Dienstleister.
Mit der Expertise aus einer Vielzahl von durchgeführten FM-Audits sind wir in der Lage zielgerichtet Schwachstellen aufzudecken und Sie auf dem Weg zu einem rechtssicheren, effizienten und leistungsfähigen Facility Management zu unterstützen.
- FM-Quick-Check
- Zyklisch wiederkehrende FM-Auditierung
- FM-Leistungsaudits
- FM – Controlling
Mittels FM-Audit begleiten und zertifizieren unsere FM-Berater Ihr Projekt zwecks nachhaltiger CO2-Reduktion bzw. Nachhaltigkeit im Facility Management. Wir stellen die Qualität der am nachhaltigen Betreiben ausgerichteten Facility Services sicher.
Dabei wird der gesamte Zyklus von Facility Management-Konzepten deren Umsetzung, Kontrolle sowie die Identifikation und Realisierung von Optimierungspotenzialen abgebildet.
Wir steigern Energieeffizienz und reduzieren Gebäudeemissionen und FM-Betriebskosten Ihrer Immobilien.
Wir zeigen, wie Ihr Gebäude „energetisch tickt“ und identifizieren Einsparpotentiale in Ihrem Unternehmen. Daraus leiten wir Handlungsprioritäten und Maßnahmen ab – als Energieaudit nach DIN EN 16247–1, im Rahmen eines Energiemanagementsystems nach DIN ISO 50001 oder ganz einfach nach Ihren spezifischen Anforderungen.
Bei der Projektrealisierung über Energiecontracting stehen wir als neutraler und unabhängiger Facility Management Berater auf Ihrer Seite: von der Zieldefinition über die Entscheidung „make-or-buy“ bis zur professionellen Ausschreibung und Vergabe.
Gerne beraten wir Sie auch in laufenden Energieverträgen oder unterstützen Sie im Hinblick auf Ihre Energiebeschaffungs-Strategie.
Wir unterstützen Sie bei der Ziel- und Anforderungsdefinition und sorgen dafür, dass Ihr Projekt „auf Kurs bleibt“: durch gezieltes Controlling in Konzept, Planung, Ausschreibung, Ausführung und Inbetriebnahme.
Die einzelnen Beschaffungsfelder und Tasks im Gebäudemanagement sind sehr zahlreich und dementsprechend kleinteilig die dahinterstehenden Kostenparameter.
Dementsprechend intransparent und unspezifisch ist meist die Datenlage aufgrund derer die notwendigen Facilitymanagement-Planungen vorgenommen werden können.
Eine normale Fachabteilung hat meist nicht die Zeit und/oder das Fachwissen zu beurteilen, ob z.B. eine erfolgte Wartungsleistung dem Grunde oder der Höhe nach angemessen war. Da die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs Vorrang hat, werden anfallende Reparaturen, Wartungen oder Sonderleistungen zum Großteil bezahlt, wie sie bestellt wurden.
Hinzu kommt, dass sich mit den Veränderungen im Kerngeschäft über die Jahre sehr häufig auch das Leistungsspektrum unbemerkt verändert bzw. erweitert.
In Summe all dieser Aspekte verteuern sich regelmäßig die Facilitymanagement-Ausgaben. Stabil am Facilitymanagement-Budget ist nur der wiederkehrende Umstand, dass es eigentlich nicht reicht.
Die FM-Optimierungspotentiale liegen hier tatsächlich im Detail, doch eine normale Fachabteilung ist als Generalist letztlich branchenfremd und kennt nicht die verborgenen Stellen an denen die Dienstleister unbemerkt überhöhte Marge erzielen, geschweige denn hat die Zeit sich hier in der erforderlichen Detaillierung einzuarbeiten.
Nichts ist schwieriger als eine/r/m Branchenfremden die Vorteile bzw. Notwendigkeit eines professionellen und praxisgerechten Facility Managements zu vermitteln. Obwohl die Kosten für die Bewirtschaftung einer Immobilie meist der größte Kostenblock neben den Personalkosten in einem Unternehmens darstellen, hat das Kerngeschäft absolute Priorität.
In Zeiten des Kostendrucks durch z. B. Pandemien, gestörte Lieferketten, Energieteuerungen, Auflagen zur CO2-Reduktion, etc. gewinnen diese stillen Kostentreiber jedoch stetig an Bedeutung. Im Neubau gilt sogar, dass die Errichtungskosten nach spätestens sieben Jahren durch die Bewirtschaftungskosten erreicht sind.
Optimierungen sind in diesem komplexen Dickicht nahezu überall möglich. Wenn man weiß, wo sie lauern und wie man sie angeht.
Wissen Sie, wie ein Reinigungsunternehmen kalkuliert oder welche Stundenquadratmeterleistungen für Ihre Raumarten marktüblich- und auch für den Anbieter auskömmlich sind? Wissen Sie an welchen Stellen man auf Seiten der FM-Anbieter ansetzen kann, damit diese ihre eigene Leistungserbringung kostengünstiger- und sogar qualitativ besser erstellen können (Stichwort Effizienzsteigerungen, Lieferantenqualifizierung).
Dieses Wissen ist für eine fundierte FM-Kostenanalyse ebenso wichtig, wie die Kenntnis um gesetzliche Rahmenbedingungen.
Das zusätzliche Übel dabei ist die Verantwortung, welche die Betreiber:innen oder Eigentümer:innen einer Immobilie betrifft. Auf Gemeindeebene angefangen, resultieren bis auf EU-Ebene über 2000 Facilitymanagement-relevante gesetzliche Vorschriften, die es gilt, spezifisch einzuhalten.
Erste Ansatzpunkte der Facility Management Beratung:
Wir sind in allen Fragen des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements Ihr neutraler Facilitymanagement-Berater. Wir machen Zustand und Kosten Ihrer Technik und Flächen transparent, verbessern Ihre Entscheidungsgrundlage mit präzisen Daten/Werten, implementieren Kalkulations- und Steuerungssysteme, optimieren Instandhaltung, Cashflow und Budgetierung bei einem oder mehreren Standorten. Wir finden die richtigen FM-Dienstleister und verzahnen technische und kaufmännische Sicht für mehr ROI und Performance. Unsere Facility Management Beratung gliedert sich in folgende Vorgehensweise:
- initialer Workshop, um sich nach Mandatserteilung ein Bild zu machen
- FM-Datencheck anhand KPI’s
- Profunde FM-Datenerhebung
- SWOT-Analyse und Facilitymanagement-Optimierungskonzeption
- Facilitymanagement-Ausschreibung, Facilitymanagement-Benchmark und Vergabe
- Umsetzung der Facilitymanagement-Optimierungskonzeption
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Case Study Gebäudereinigung: Wie wir im Mittelstand eine sechsstellige Einsparung erzielt haben
Facility Management Beratung mit costconsult: Ihre Vorteile auf einen Blick
mehr als 20 jährige fachliche Expertise fast allen Themen und Gewerken – von übergeordneten Flächenthemen über infrastrukturelles und technisches Gebäudemanagement zur Instandhaltungspolitik bis hin zu Energiemanagement, Brandschutz, Catering, Empfang und Postdiensten.
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang der einzelnen Gebäudemanagementsparten angegangen. Durch eine Bereinigung des FM-Leistungsumfanges und Überprüfung der bestehenden FM-Konditionen sowie Abrechnungsbasen, sind sehr häufig Facilitymanagement-Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich realisierbar und darüber hinaus wird die Organisation zeitlich entlastet.
Unsere FM-Benchmarks sind das Ergebnis von zig hundert Projekten in mehr als 20-jähriger Tätigkeit. Die Datenbasis ist aktuell und marktnah und sichert unseren Mandanten spürbare Wettbewerbsvorteile.
Intransparenz bei Flächen- und Anlagenzuständen, ungeplante Reparaturen und hoher Verwaltungsaufwand belasten die Performance und bergen eine gewisse Gefährdungshaftung. Im Rahmen unserer Facility Management Beratung minimieren wird diese Gefährdungen ganzheitlich.
Erfolgsabhängige Vergütung: Kein Risiko, da Bezahlung nur bei Erfolg erfolgt. Gelingt es uns also nicht, Ihre Facilitymanagementkosten zu verbessern, dann müssen Sie uns auch keine Vergütung zahlen.
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